Passer de Word ou Excel à un logiciel de facturation avant septembre 2027

Ce qui change pour une facture faite sous Word ou Excel

Pour recevoir les factures de vos fournisseurs, une plateforme agréée est déjà obligatoire depuis le 1er septembre 2026, micro-entreprises comprises. Le détail du calendrier et des sanctions est dans notre guide de la facture électronique 2027, et le cas du PDF dans facture PDF par e-mail en 2027.

D'ici votre échéance, un PDF envoyé par e-mail reste une facture valable, à deux conditions. Votre client l'accepte, ce qui est le cas s'il la traite ou la paie. Et vous devez pouvoir relier chaque facture aux travaux qu'elle facture, par des contrôles réguliers et décrits par écrit, par exemple en rapprochant devis signé, bon d'intervention ou procès-verbal de réception, facture et paiement : c'est la « piste d'audit fiable » (CGI, art. 289 ; BOFiP). Avant cette date, vous n'êtes pas obligé d'émettre des factures électroniques, même si votre client est une grande entreprise déjà passée à la facture électronique (fiche de la DGFiP). Si un client refuse vos factures en PDF, envoyez-les-lui sur papier.

Ensuite, une facture électronique est un fichier structuré, dans l'un des formats prévus : UBL, CII ou un format mixte qui associe des données XML à un PDF, appelé Factur-X. Pour l'administration, « la facture de type image PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d'un outil bureautique) envoyée par mail n'est pas une facture électronique » (impots.gouv.fr).

Vos devis ne sont pas concernés : la réforme porte sur les factures. Vous pouvez garder vos modèles de devis, mais un logiciel qui transforme le devis signé en facture vous évite de tout ressaisir.

Quand changer

• Maintenant, si vous n'avez pas de plateforme de réception. Elle est obligatoire depuis le 1er septembre 2026. Sans elle, l'administration peut vous mettre en demeure, puis vous infliger 500 € d'amende.
• Au début d'un mois. Vos factures du mois sont alors toutes dans le même outil, ce qui simplifie le total de votre chiffre d'affaires et vos déclarations.
• Avant l'été 2027. Vous aurez le temps de faire vos premières factures électroniques avant l'échéance du 1er septembre, au lieu de découvrir l'outil le jour même.

Choisir l'outil

Le plus simple est un logiciel de devis et factures qui est lui-même plateforme agréée, ou qui est relié à l'une d'elles : un logiciel « compatible » ne suffit que s'il est connecté à au moins une plateforme agréée. Les critères qui comptent sont détaillés dans notre guide plateforme agréée : laquelle choisir, et les logiciels dans notre comparatif.

• Vos besoins de chantier : acomptes, situations de travaux, retenue de garantie, autoliquidation en sous-traitance.
• Les mentions de votre situation, par exemple la franchise de TVA d'une micro-entreprise.
• Le téléphone, pour faire un devis sur le chantier.
• L'export de vos factures et de vos clients dans un format réutilisable : vérifiez-le avant de vous engager. Vous pourrez changer de plateforme à tout moment, sous réserve de la durée d'engagement de votre contrat. L'ancienne plateforme continue alors pendant un an à gérer le suivi de vos factures (leurs « statuts ») et doit vous fournir, sur demande, sous cinq jours ouvrés, les informations utiles à la continuité de votre activité (CGI, annexe II, art. 242 nonies E quater).

Changer d'outil en six étapes

1. Rassemblez vos clients : nom, adresse, e-mail, et le SIREN de vos clients professionnels, obligatoire sur leurs factures au plus tard le 1er septembre 2027 (la FAQ de la DGFiP évoque le 1er septembre 2026 : par prudence, ajoutez-le dès maintenant). Si le logiciel propose d'importer un fichier, enregistrez votre tableau Excel au format CSV.
2. Créez votre bibliothèque de prestations : vos prix, unités et taux de TVA. Pour fixer votre prix de main-d'œuvre, utilisez notre calculateur de taux horaire.
3. Renseignez votre entreprise et vos mentions : mention « EI », SIRET, assurance, mention de franchise de TVA s'il y a lieu, pénalités de retard (voir les mentions obligatoires d'une facture).
4. Reprenez votre numérotation. Chaque facture porte un numéro unique, dans une séquence chronologique et continue (CGI, annexe II, art. 242 nonies A). Le plus sûr est de continuer votre suite : si votre dernière facture Excel porte le numéro F-2026-087, la première du logiciel porte le F-2026-088. Vérifiez que le logiciel vous laisse choisir ce numéro de départ. Le BOFiP admet plusieurs séries, avec des préfixes distincts, quand les conditions d'exercice de l'activité le justifient, par exemple des modes d'émission différents ; mais deux factures de la même année ne doivent jamais porter le même numéro (BOFiP, § 70 à 100).
5. Reprenez les chantiers en cours dans le logiciel : la facture de solde faite dans le logiciel déduit les acomptes facturés sous Word ou Excel, en citant leurs numéros (voir notre guide de la facture d'acompte).
6. Gardez vos anciens fichiers : ne supprimez ni vos modèles, ni vos factures, ni vos tableaux de suivi (voir ci-dessous).

Vos anciennes factures : à conserver

• Combien de temps : 6 ans pour l'administration fiscale (livre des procédures fiscales, art. L102 B) ; le code de commerce prévoit 10 ans pour les pièces justificatives comptables (art. L123-22). Par prudence, gardez-les 10 ans.
• Sous quelle forme : dans leur format d'origine. Un PDF envoyé par e-mail se garde en PDF, avec les devis et les preuves de paiement qui permettent de le rattacher. Une facture remise sur papier se garde sur papier, ou numérisée en respectant les conditions fixées par l'administration (art. A102 B-2 du même livre).
• Lisibles : si vous changez d'ordinateur ou de logiciel, vous devez pouvoir présenter vos fichiers lors d'un contrôle, sans que leur contenu change. Si vous les convertissez, gardez aussi l'original (BOFiP, § 180 et 190).

Logiciel de caisse : êtes-vous concerné ?

Si vous facturez la TVA et que vous travaillez pour des particuliers, un logiciel qui enregistre leurs paiements doit être sécurisé, comme un logiciel de caisse (CGI, art. 286). Seule la fonction de suivi des encaissements est visée. Demandez à l'éditeur son certificat ou son attestation individuelle : sans ce justificatif, l'amende est de 7 500 € par logiciel (BOFiP ; CGI, art. 1770 duodecies). Vous avez alors 60 jours pour vous mettre en règle, sinon l'amende peut être appliquée de nouveau.

Ne sont pas concernés : les micro-entrepreneurs en franchise de TVA, les artisans qui ne travaillent que pour des professionnels, et Word ou Excel utilisés seulement pour rédiger des factures, sans garder la trace des paiements.

Ce que coûte un logiciel

Abby, Indy et Tiime, qui sont des plateformes agréées, ont une offre gratuite. Les logiciels du bâtiment qui gèrent les situations de travaux et la retenue de garantie sont payants : de 25 € à 49 € HT par mois pour Obat selon l'offre et l'engagement, 39 € ou 79 € HT par mois pour Batappli (prix relevés le 2 novembre 2026, détail dans notre comparatif).

Les sanctions

• À partir de votre échéance, facture émise hors du circuit électronique : 50 € par facture, 15 000 € par an au plus (CGI, art. 1737).
• À partir de votre échéance, données de vente ou de paiement non transmises : 500 € par transmission manquante, 15 000 € par an au plus (CGI, art. 1788 D).
• Pas de plateforme de réception, obligatoire depuis le 1er septembre 2026 : mise en demeure de trois mois, puis 500 € et nouvelle mise en demeure de trois mois, puis 1 000 €, puis 1 000 € à chaque nouveau délai de trois mois non respecté (CGI, art. 1737, IV bis).

Une première infraction réparée spontanément, ou dans les 30 jours d'une demande de l'administration, n'est pas sanctionnée, sauf l'absence de plateforme de réception. Le détail est dans notre guide de la facture électronique 2027.

Ce guide donne une information générale à la date indiquée. Il ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable.